Libor Kubín Az utóbbi időben sok szó esett a GTD módszerről - Getting Things Done, amely segít az embereknek, hogy produktívabbak legyenek, irányítsák a munkájukat és a magánéletüket. Április 27-én lesz Csehországban az 1. konferencia erről a módszerről, a Jablíčkař.cz az egyik leghíresebbet hívta meg az interjúra. Lukáš Gregor, tanár, szerkesztő, blogger és egyben GTD előadó.
Üdv, Lukas. Mondjuk én még soha nem hallottam a GTD-ről. Elmondaná nekünk, laikusoknak, hogy miről van szó?
A Getting Things Done módszer egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi számunkra, hogy sokkal produktívabbak legyünk. Ez azon a tényen alapul, hogy annak ellenére, hogy az agy lenyűgöző szerv, vannak bizonyos korlátai, amelyeket mi magunk bojkottálunk (vagy nem veszünk tudomást róla). Például úgy, hogy teljesen érthetetlen okokból elárasztják vagy inkább gyomlálják. Ilyen állapotban aligha tudja teljes mértékben kihasználni az alkotói folyamatok során, gondolkodáskor, tanuláskor, és még teljesen megpihenni sem tud. Ha kisegítjük a fejünket abból ballaszt (értsd: azoktól a dolgoktól, amelyeket nem igazán kell a fejünkben hordani), megtesszük az első lépést a hatékonyság felé.
A GTD módszer pedig néhány lépésben útmutatást ad a nyugodtság és a fókuszálási képesség eléréséhez. Hogyan tisztítsa meg a fejét a szundi használatával tételeket az úgynevezett postafiókba, és hogyan lehet áttekinthető rendszerbe rendezni minden projektjét és „feladatát”, legyen az személyes vagy munkával kapcsolatos.
Kinek szól a módszer, kinek tud segíteni?
Bízik a szám, hogy belefér az egyes, ennek megvannak a maga hátrányai. Ha a különböző típusú munkákon keresztül nézem, akkor csak azok lesznek használhatók, amelyek alapvetően az élességre és a környezetre való reagálásra támaszkodnak (például tűzoltók, orvosok, de különféle technikai támogatások, telefonosok is...) a módszer töredéke, vagy egyszerűen csak a személyes fejlődésükre, személyes szintjükre fogják használni a módszert. És nem is mindenkinek való módszer, mert van, aki minden rendet, rendszerezést elborzasztónak, vagy egyszerűen csak még jobban megbénítja, mint a káoszt.
És tulajdonképpen még egy kategória – ez bizony nem azoknak való, akik saját gyenge akaratukból minden bajukat beleillesztik a módszerbe, azt gondolva, hogy az önmagában segít nekik, esetleg boldogabb életet élni...
Az összes többi embercsoport kezdődhet a GTD-vel.
Vannak más hasonló módszerek? Ha igen, hogyan hasonlítanád össze őket a GTD-vel?
Némileg meg kell oldani a GTD-t. Anélkül, hogy belemélyednénk a termelékenységi megfontolások történetébe, érthető módon már régóta vannak kísérletek időgazdálkodási problémák megoldására (igen, egészen az ókori Görögországig). Bár a GTD nem közvetlenül erről szól, de nem is valami új csoda, egy olyan gyógyszer, amelyet David Allen a semmiből talált volna fel fergeteges kísérletekkel laboratórium. A módszer több józan észt tartalmaz, mint kísérletezést, ezt még eretneknek is merem állítani módszer valamilyen módon árt neki, és csak ezt a szempontot hangsúlyoznám eszközöket a a lépések logikai sorrendje, ami segíthet.
Csak azt javaslom, hogy biztosan vannak hasonlók mód, megközelítések, amelyek arról beszélnek, hogyan lehet a legjobban rendezni a "kötelezettségeit", vannak olyan módszerek, amelyek anélkül, hogy bárhonnan elolvasnák, csak arra gondolnak. (Ebbe az irányba egyébként a nők vezetnek.) De ha direkt találnék valaki mást eszköz, ami közvetlenül vonatkozik a GTD-re, ez minden bizonnyal a ZTD módszer lenne (Zen To Done, Zen-nek fordítva és itt kész). Megfelelő megoldás, ha az ember már megérezte a GTD szagát, és elkezdte megoldani a feladatok rangsorolását, mert Leo Babauta a GTD-t Stephen Covey megközelítésével kombinálta, és mindent úgy fogalmazott meg, hogy az egyszerű legyen. Illetve megfelelő megoldás, ha nem akarja megoldani a GTD-t, nem is akar Coveyt olvasni, inkább szabadúszó, minimalista lény.
Tehát mi az első lépés a GTD felé vezető úton, ha rájövök, hogy valamit kezdeni akarok az időmmel és a feladataimmal?
Kezdőknek mindig azt javaslom, hogy legalább két-három órát végezzenek gyakran a teljes nyugalom érdekében. Játssz egy jó zenét, esetleg nyiss ki egy üveg bort. Vegyünk egy papírlapot, és írjuk rá mindet, akár pontozással, akár gondolattérkép segítségével projektek, amelyen jelenleg is dolgoznak. Hozd ki a legtöbbet a fejedből. Talán az úgynevezett érdeklődési területek (= szerepek), amelyeket szívesen használok, például alkalmazott, férj, apa, sportoló... és egyéni projektek vagy csoportok/teendők listák is segítenek.
Miért ez az egész? Végül is, ha ezeket az alapokat kiveszed a fejedből, elkezdheted a GTD gyakorlását. Kezdje el halogatni, rögzítse a beérkező ingert, majd rendelje hozzá a rendezéskor már megjelölt projekthez.
De a kérdés is benne volt csinálj valamit az időddel. Ebben az irányban a GTD nem egészen a legalkalmasabb, ill ő teremti meg a hátteret, az alapot, de ez nem a tervezésről szól. Itt azt javaslom, vegyen elő egy könyvet A legfontosabb dolog először, vagy egyszerűen csak megállni, levegőt venni és átgondolni, hogy hol vagyok most, hova szeretnék eljutni, mit teszek érte... Inkább egy másik vita, de a GTD lehetővé teszi az ember számára, hogy megálljon és vegyen. egy lélegzetet.
Mire van szükségem a GTD használatához? Kell valami szerszámot vásárolnom? Mit ajánlanál?
Természetesen a módszer elsősorban a helyes szokásokról szól, de az eszközválasztást sem becsülném alá, mert az is befolyásolja, hogy mennyire sikerül együtt élnünk a módszerrel. Főleg az elején, amikor még csak építi a módszerbe vetett bizalmát, nagyon fontos egy jó eszköz. Tudnék ajánlani valami speciális alkalmazást, de óvatosabb lennék. Kezdőknek jó tapasztalataim vannak a Wunderlisttel, ami inkább egy kifinomult "to-do lista", de néhány eljárás már kipróbálható és megtanulható rajta.
De van, aki sokkal jobban szereti a papír megoldást, aminek megvan a varázsa, de egyben határai is, a feladatok keresésénél, szűrésénél biztosan nem olyan rugalmas.
Miért van a módszer több szoftveralkalmazással az Apple-hez, mint a Windowshoz? Megnyilvánul ez a tény valamilyen módon a módszer iránt érdeklődők körében?
A Windows kínálata nem kicsi, de többnyire létező eszközökről van szó, nem pedig használatban. Az Apple platformra szánt GTD-alkalmazások elterjedtsége a módszerrel dolgozó csoportokból is származtatható – gyakran szabadúszókról vagy informatikai területen dolgozókról van szó. Ha pedig belépünk a vállalati világba, lehetőség van az Outlook közvetlen használatára GTD-re.
Van különbség a GTD használata között a diákok, informatikai vezetők, otthon maradt anyukák vagy akár idősek számára?
Elvileg nem. Csak a projektek különböznek egymástól, van, akinél az egyes lépésekre való részletesebb felosztás, míg másoknál a rutinokkal való munka. Pontosan ez a GTD erőssége, egyetemessége.
Mitől olyan egyedi a GTD módszer, hogy újabb és újabb rajongókat szerez?
Erre részben válaszolok a kérdésekre adott korábbi válaszaimban. A GTD a józan észre épül, tiszteletben tartja az agy működését (és korlátait), a dolgok szervezési eljárását képviseli, és ennek nem kell csak a feladatoknak lennie, hanem az iroda vagy a műhelyben lévő dolgok elrendezése is. Univerzális, a beültetése után már biztosan segíthet, amit nagy előnynek tartok. Az eredmények kézzelfoghatóak és azonnaliak, amire az embernek szüksége van. Ráadásul akár sajtóidőszakban is el lehet vele kezdeni dolgozni. Ha el akarna kezdeni gondolkodni a küldetéseden, az tényleg nagyon nehéz lenne a sok égető határidőben.
Csak óvatos lennék ezzel a szóval egyedi, inkább az erősségeként veszem. Hogy egyedi-e, azt meghagyom az érdeklődőknek. Nekem megfelel, hogy a GTD éppen akkor jött az utamba, amikor szükségem volt rá, segített, és ezért terjesztettem tovább.
Hogyan néz ki a GTD Csehországon kívül? Hogy van ez a származási országban, az USA-ban?
Csak azt tudom mondani, hogy az elterjedtség és a tudatosság nagyobb nyugaton, mint nálunk. De nem különösebben követem, igazából nincs is rá sok okom. Számomra fontos a saját tapasztalatom és a hozzám fordulók, az oldalt olvasók tapasztalata mitvsehotovo.cz, vagy akik végigmennek az edzéseimen. Külföldről olvasok és böngészek speciális blogokat, de a GTD helyzetének feltérképezése a világban olyan terület, amely jelenleg meghaladja az igényeimet.
Megfordítva, milyen a GTD-rajongók közössége Csehországban?
Azon kaptam magam, hogy egy kissé elvetemült valóságban élek. Számos GTD-felhasználóval körülvéve egy ideig az a benyomásom támadt, hogy mégiscsak valami ismerős! De hé, a körülöttem lévő világ túlnyomó többsége soha nem hallott a GTD-ről, és a legjobb esetben is csak ezt a szót tudja használni idő beosztás.
És van egy furcsa csoport is, akik azt hiszik, hogy a GTD-t vallássá teszik, de nem igazán tudom, honnan ered ez az érzés. Mert valaki, aki használja, megosztja tapasztalatait, vagy tippeket és tanácsokat keres másoktól?
A csehországi GTD-rajongók közösségének kiterjedtségét nem lehet túlbecsülni. 376 válaszadó válaszolt egy szakkérdőívre, amely egy diplomamunka részeként készült, ami kellemesen meglepett bennünket. A Mítvšehotovo.cz weboldalt megközelítőleg 12 ezren keresik fel hetente, de a weboldal koncepcionálisan kibővült a személyes fejlődés egyéb területeivel, így ez a szám nem tekinthető válasznak a GTD iránti csehországi érdeklődésre.
Ön részt vesz a szervezésben 1. GTD konferencia itt. Miért jött létre a konferencia?
A konferenciákhoz leginkább két alapvető motivációs impulzust érzékelek: a) az adott közösség találkozásának lehetővé tétele, egymás gazdagítása, b) a jelöletlen, azon kívüli emberek vonzása és látókörük bővítése valamivel, esetleg még oktat...
Jöhet a konferenciára kezdő vagy teljesen laikus GTD? Nem érzi magát elveszettnek ott?
Ellenkezőleg, úgy gondolom, hogy ez a konferencia örömmel fogadta a kezdőket vagy a hozzá nem értőket. Nem az a célunk, hogy – ahogy egyesek vádolnak bennünket – az erősödés a GTD kultusza, hanem beszélni a termelékenységről és a hatékonyságról, megtalálni a módokat a dolgok rendbetételére, a munka és a magánélet egyensúlyára stb. Ehhez pedig azoknak a víziója kell, akik soha nem hallottak semmilyen módszerről, vagy még mindig keresik azokat. Mellesleg - én is kereső vagyok, bár GTD-t edzek.
Próbáld meg olvasóinkat a konferenciára csábítani. Miért kellene meglátogatniuk őt?
Az intuícióm azt súgja, hogy minden nagyon kellemes légkörben fog lezajlani. Gyönyörű a környezet, emberileg közel áll hozzám a szervezőcsapat, színvonalasak a meghívott előadók, vendégek, azt mondják, legyen kitűnő frissítő, étel... Nos, szerintem egyszerűen kiváló lesz nap!
Mit üzennél azoknak, akik nem tudnak lépést tartani a munkájukkal, és szeretnének egy kis rendet a magánéletükben is?
Az alfa és az ómega az ajándék értékességének felismerése, amelyet kaptunk, és amelyet továbbra is kapunk, minden egyes új napra ébredéssel. Hogy vagyunk, hogy élünk. Egy bizonyos térben és egy bizonyos időben élünk. És pontosan ez az idő egy olyan mennyiség, amelyben annyi ismeretlen van, hogy sokkal többet kellene figyelnünk. Pénzt spórolhatunk, kölcsön is kérhetünk valakitől, egyszerűen telik az idő, függetlenül attól, hogy mennyit gondolunk rá. Nagyon jó lenne, ha hálásak lennénk érte és értékelnénk őt. A szervezésnek és tervezésnek csak akkor lehet értelme és valóban hatékony.
Ha szeretne többet megtudni a GTD módszerről, akkor eljöhet és megtekintheti az I. GTD konferenciát Csehországban, ahol a módszer legjobb előadóinak és előadóinak egész sora várja. A konferencia honlapja és a regisztráció lehetősége alább található ezen a linken keresztül.
Lukas, köszönöm az interjút.
