Jiří Filip Kereskedelmi üzenet: A kisvállalati menedzsment rendszerek jelenlegi kínálata igen széles. Ugyanakkor a megfelelő szoftver kiválasztása nagyon fontos döntés. Végül is ne akard néhány hét alatt rájönni, hogy helytelenül választottál, válts másik alkalmazásra, és a kezdetektől képezd ki az egész csapatot. Hogyan lehet tehát eligazodni a zsúfolt piacon, és olyan szoftvereket választani, amelyek együtt fognak növekedni, miközben lépést tartanak a legújabb trendekkel?
Tekintse meg tippjeinket, hogyan válassza ki a legjobb rendszert vállalkozása számára, és hogy milyen követelményeknek kell megfelelnie az információs szoftvereknek.
Miért érdemes kisvállalati irányítási rendszert használni?
Számos oka van annak, hogy egy vállalkozásnak érdemes vállalati szoftvert használnia. Nem csak a nagyvállalatoknál, ahol magától értetődő a szervezettség fenntartása az egész vállalatra és minden csapatra kiterjedően. De a kisvállalatok számára is, ahol egy ilyen üzletvezetési eszköz hatékony eszköz lehet a vállalati folyamatok javítására. Ez hosszú távon a vállalat versenyképességének és sikerességének növekedéséhez vezet.
Lehet, hogy olyan helyzetben vagy, hogy a céged már használ néhány eszközt... az egyiket a számlázásra, a másikat a kommunikációra, Excelben kezeled a cashflow-t, a másik Excelben ügyféllista, naptár, kimutatások és a többi papíron . Ha ez a megoldás kissé kaotikusnak tűnik számodra, akkor keress egy átfogóbb rendszert, amely egy helyen lefedi a legtöbb cégvezetési igényt.
A fő okok, amelyek miatt még a kisvállalatoknak is érdemes vállalatirányítási rendszert bevezetniük:
- A hatékonyság és a termelékenység javítása: Hatékony vállalati információs rendszer lehetővé teszi a folyamatok automatizálását, a kézi adatbevitel vagy másolás során előforduló hibák csökkentését és jelentős időmegtakarítást. Ez a dolgozók hatékonyságának és termelékenységének javulásához, valamint a vállalat teljesítményének növekedéséhez vezet.
- Jobb időgazdálkodás: Az üzletirányítási rendszer megkönnyíti az idő, a feladatok és a projektek tervezését és megszervezését, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy jobban összpontosítsanak a munkájukra és csökkentsék a stresszt.
- Hatékonyabb információmegosztás és -kezelés: A vezetői információs rendszer segít az adatok és információk kezelésében, és jobb hozzáférést és megosztást tesz lehetővé a különböző részlegek és alkalmazottak között. Ez jobb együttműködést eredményez az alkalmazottak között, ráadásul az összes fontos dokumentumot egy helyen találja, és ez azt jelenti, hogy nem kell többé heves keresgélés a papírok között.
- Pontosabb és gyorsabb döntéshozatal: A cég irányítási rendszere valós idejű tájékoztatást ad a cég projektjeinek, tevékenységeinek állásáról, lehetővé téve a gyorsabb és megalapozottabb döntéshozatalt.
- Költségcsökkentés:A kisvállalkozások információs rendszere lehetővé teszi a bevételek és kiadások jobb tervezését és ellenőrzését, valamint segít azonosítani azokat a területeket, ahol a költségek csökkenthetők.
Milyen funkciókat kell keresni egy vállalatirányítási rendszerben?
Automatizálás
Az üzletirányítási rendszernek lehetővé kell tennie az ismétlődő folyamatok vagy egyszerű tevékenységek automatizálását, hogy minimalizálja a hibákat és az ismétlődő feladatokra fordított időveszteséget. Az automatizálás képes ide tartozik például az ismétlődő számlázás, fizetési emlékeztetők, automatikus e-mail küldés, jelentéskészítés vagy feladatok vagy projektek létrehozása sablonokból. Ezáltal csökkenthető a dolgozók terhe, csökkenthető a hibák száma, javítható a munka hatékonysága.
Felhős adattárolás
A felhőalapú adattárolás használata egyszerűbb és biztonságosabb adatmegosztást tesz lehetővé a vállalaton belül, minden egyértelműen egy helyen. Ezenkívül bárhonnan és bármikor hozzáférhet az adatokhoz, ami növeli a munka hatékonyságát és gyors információcserét tesz lehetővé. A felhőalapú adattárolást minden olyan cég is értékelni fogja, ahol a csapattagok például otthoni irodából dolgoznak.
Feladatkezelés
Az üzleti menedzsment szoftvernek lehetővé kell tennie a feladatok és határidők egyszerű nyomon követését és kezelését. Ez magában foglalhatja például a feladatok ütemezését és hozzárendelését, a feladatok végrehajtási állapotának nyomon követését, valamint a függőben lévő feladatokra való emlékeztetést. Ennek köszönhetően a csapat tagjai megtehetik hatékonyabban osztják el a munkát, nyomon követik a munkaterhelésüket, és időben hajtanak végre minden kijelölt feladatot.
Řízení projektů
A vállalat irányítási rendszerének lehetővé kell tennie a hatékony projektmenedzsmentet, beleértve a tervezést, a koordinációt és a projekt előrehaladásának nyomon követését. Ide tartozik például a költségvetés tervezése, a projektek hatékonysága és jövedelmezősége. Egy ilyen rendszer lehetővé teszi a vállalat számára, hogy jobban irányítsa projektjeit, és jobb eredményeket és nyereséget érjen el.
Ideális esetben a kiválasztott eszköznek többféle lehetőséget kell kínálnia a projektek grafikus ábrázolására, például Kanban-táblákat, Gantt-diagramokat vagy táblázatos áttekintéseket a projektek, a költségvetések, a feladatok kiosztása, az állapot és az előrehaladás egyértelmű megjelenítéséhez.
CRM
Az üzleti szoftvereknek ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) eszközöket is tartalmazniuk kell. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy hatékonyabban kommunikáljon az ügyfelekkel, és jobban tudja kezelni igényeiket.
Ha a rendszer lehetővé teszi, hogy egyetlen üzletirányítási platformon belül összehangolja a CRM-et más folyamatokkal, például projektmenedzsmenttel, számlázással, szerződéskezeléssel vagy cash flow tervezéssel, akkor 360°-os perspektívából láthatja ügyfeleit.
Az alkalmazottak leterheltségének kezelése
Az alkalmazottak munkateher-kezelési funkciója segít hatékonyabban elosztani a munkát az egyes csapattagok között, és így elérni az optimális munkaterhelést. A vállalati információs rendszernek lehetővé kell tennie az idő és a feladatok oly módon történő tervezését, hogy azok igazságosan oszlanak el, és a munkavállalók képességeiknek és munkateljesítményüknek megfelelően legyenek terhelve. Ugyanakkor annak is lennie kell a rendszer képes figyelni a terhelést és szükség esetén megfelelő megoldást kínálni, például a feladatok újraelosztásával vagy az adott csapat létszámának növelésével. Azt növeli a termelékenységet és az alkalmazottak elégedettségét, amely hozzájárul a cég hosszú távú sikeréhez.
Tippek a legjobb szoftver kiválasztásához kisvállalkozások számára
A kisvállalati szoftverek kiválasztásakor fontos, hogy azonosítsa igényeit és mérlegelje költségvetését.
Vegye figyelembe a szoftver könnyű implementációját és használatát, más rendszerekkel és szoftverekkel való integrálhatóságát, a mobilalkalmazást és a funkciók összetettségét.
1. Határozza meg igényeit:
Mielőtt elkezdené keresni a megfelelő szoftvert, gondolja át, milyen funkciókra és szolgáltatásokra van szüksége vállalkozása irányításához.
Ne feledje, hogy egyes szoftverek speciális funkciókat kínálnak bizonyos iparágakhoz, míg mások univerzálisak, és a különböző iparágak igényeihez igazíthatók.
2. A szoftver egyszerű telepítése és használata:
Fontolja meg, milyen gyorsan tud új szoftvert bevezetni a vállalkozásába, és milyen könnyen használható.
Az intuitív kezelőfelülettel és egyszerű beállítással rendelkező szoftverek megtalálása időt takaríthat meg, és minimálisra csökkentheti az alkalmazottak képzését. Ideális esetben a szoftver online oktatóanyagokkal és oktatóvideókkal segíti Önt a képzésben, vagy olyan konzultációkat kínál, ahol konzultálhat a rendszer vállalaton belüli bevezetésével kapcsolatban.
3. Pénzügyi menedzsment funkcióval rendelkező megoldások:
A pénzügyi menedzsment funkcióval rendelkező fejlettebb szoftvermegoldások segítségével a kisvállalkozások nyomon követhetik és kezelhetik a pénzügyi műveleteket. Ez áttekintést ad a jelenlegi és a közeljövő bevételeiről és kiadásairól, illetve a költségvetések teljesítéséről. Megjósolhatja a következő hónapokra a cash flow alakulását, a projektek jövedelmezőségét és a gyenge pontokat, ahol feleslegesen szivárog a pénz a cégben.
4. Integráció lehetősége más rendszerekkel és szoftverekkel:
Fontolja meg, hogy milyen más szoftvereket használ, és hogy az új szoftver kompatibilis-e, és könnyen integrálható-e más rendszerekkel. Ezért kulcsfontosságú egy hozzáférhető programozható interfész (API). A Make egy népszerű integrációs platform is, amely fejlett integrációt és automatizálást tesz lehetővé.
Az adatimportálási és -exportálási funkciókkal rendelkező szoftverek keresése megkönnyítheti munkáját és minimalizálhatja a kézi adatbevitelt.
5. Fontolja meg költségvetését:
A szoftver kiválasztásakor vegye figyelembe a költségvetését, és próbáljon olyan megoldást találni, amely megfelel az Ön igényeinek és megfizethető vállalkozása számára.
Legyen óvatos, amikor összehasonlítja az árajánlatokat, és fontolja meg, hogy a kiegészítő szolgáltatások megérik-e a magasabb árat. Az ingyenes próbaverziónak magától értetődőnek kell lennie.
6. A mobilalkalmazás a következőket tartalmazza:
Az üzletirányítási rendszer mobil verziójának elérhetősége lehetővé teszi, hogy Ön és alkalmazottai útközben is kapcsolatban maradjanak és reagáljanak, függetlenül az aktuális helytől és felszereléstől. Ez különösen fontos a hibrid és távoli csapatok és tevékenységek kezelésekor.
Ne feledje, hogy a mobilalkalmazásnak könnyen használhatónak és különböző operációs rendszereken elérhetőnek kell lennie.
7. Átfogó jelentési funkciók:
Az átfogó jelentéskészítési funkciókkal rendelkező szoftvermegoldás segítségével a kisvállalkozások nyomon követhetik és elemezhetik vállalkozása teljesítményét, figyelemmel kísérhetik tevékenységei, projektjei és kampányai eredményességét, így Ön rugalmasan reagálhat a felmerülő helyzetekre.
Ideális esetben a vállalati szoftver értékes betekintést nyújt pénzügyi teljesítményébe, a projektek és feladatok előrehaladása, az alkalmazottak kapacitása és kihasználtsága és még sok más. Ezenkívül a fejlett megoldás lehetővé teszi saját grafikus jelentések készítését, valamint különféle kritériumok beállítását az adatok összesítéséhez és rendezéséhez.
8. Összetevők kommunikációs funkciója:
A kommunikációs funkciókkal, például csevegőeszközökkel vagy fájlmegosztással rendelkező szoftverek keresése segíthet a vállalkozásoknak a belső kommunikáció hatékony kezelésében.
Ezenkívül, ha olyan szoftvert keresünk, amely integrálható más kommunikációs eszközökkel, például a videohívásokkal, az segíthet az egyszerű csapatmunka érdekében.
Már kiválasztotta?
Kisvállalkozások tulajdonosaiként sok dolgunk van, és gyakran nem könnyű mindent összehozni. A vállalkozás irányításához megfelelő szoftvermegoldás nagy előnyt jelenthet versenytársaival szemben. Hirtelen áttekintést kap - a megrendelésekről és a feladatokról és azok határidejéről, az ügyfelekről és a velük való kommunikációról, a pénzforgalomról és az egyes csapattagok munkaterheléséről. Sok időt takaríthat meg az ismétlődő, alacsony hozzáadott értékű feladatokra. Ehelyett energiáját az innovációra és a vállalkozását előrevivő megoldásokra összpontosíthatja.
Szerző: Caflou - Minden egyben irányítási rendszer kis- és középvállalatok számára
A Caflou segít hatékonyan kezelni a teljes vállalatot és pénzügyeit. Lehetővé teszi a pénzáramlás nyomon követését és a jövőbeni fejlődés előrejelzését. Megszabadul a rutinmunkától, csökkenti a hibaarányt, javítja a csapatmunkát és növeli a vállalati teljesítményt. Minden egy helyen. Bárhonnan és megfizethető áron.
