Vratislav Holub A számlák és különféle dokumentumok kiállítása az üzleti világ szerves része. Ez a kötelezettség gyakorlatilag mindenkire vonatkozik – függetlenül attól, hogy Ön egyéni vállalkozó vagy saját vállalkozása van. Ebben az esetben Ön valószínűleg nagyon jól tudja, hogyan történik valójában a számlák, fizetési felszólítások, megbízások, bevételi bizonylatok és egyebek kiállítása. Ez egy meglehetősen alapvető kérdéshez is kapcsolódik, amelyet gyakorlatilag mindenkinek egyszer fel kell tennie magának. Hogyan lehet konkrétan megoldani a dokumentumok kérdését, és a lehető legtöbb munkát megtakarítani?
Már több év telt el azóta, hogy ezeket a feladatokat például Excelben oldották meg. Ma egy sokkal barátságosabb és mindenekelőtt egyszerűbb megoldást kínálnak. Konkrétan webalkalmazásra gondolunk Vyfakturuj.cz, amely tökéletes megoldás az egyéni vállalkozók és cégek számára. Első ránézésre egyszerűségével és széleskörű lehetőségeivel vonz. De egyáltalán megéri? Áttekintésünkben pontosan ezért világítunk rá erre a megoldásra. Mindenesetre már az elején el kell ismernünk, hogy minden bizonnyal kínál valamit.
A Vyfakturuj.cz-ről
Először is röviden említsük meg, hogy a Vyfakturuj.cz valójában mire képes, és hogyan segíthet az üzleti életben. Ahogy fentebb említettük, azok az idők, amikor a számlákat és egyéb dokumentumokat Excelben dolgozták fel, (szerencsére) rég elmúltak. Ez a webalkalmazás lényegesen fejlettebb alternatíva. Segítségével mindenféle számlát közvetlenül online állíthatunk ki, és pillanatok alatt kiküldhetőek. Konkrétan az említett számlákból tud segíteni, keresztül (automatikus) fizetési kérelmek, proforma számlák, előlegszámlák vagy megrendelések, költségig.
Ráadásul maga a kiállítás jelentősen felgyorsítja a számunkra vevők, beszállítók névjegyzékét, illetve cégek listáját. Mindez egy lépéssel tovább ment a csatlakozási lehetőségek és az általános automatizálás révén, amelyekről alább tárgyalunk. Ezután közvetlenül az alkalmazáson belül áttekintést kapunk az összes kiadott dokumentumról, ahol praktikus és egyszerű áttekintést is kínálunk. Én személy szerint ezt szeretném kiemelni. Az áttekintés grafikon formájában jól mutatja, hogyan állunk az üzleti életben, miközben az adott eredményeket is összehasonlítja évről évre. Így azonnal látjuk, hogy tavaly vagy tavalyelőtt javultunk-e.
Okmányok kiállítása
Ahogy fentebb említettük, a Vyfakturuj.cz segítségével egyszerűen és gyorsan tudunk (nem csak) közvetlenül online számlát kiállítani. A webalkalmazás szó szerint tökéletesen megoldja ezt a feladatot. Néhány kattintással gyakorlatilag készen vagyunk. Nincs más dolga, mint kiválasztani a kiállítani kívánt dokumentumot, kiválasztani a címtárból egy vevőt/szállítót, kitölteni a szükséges adatokat és megerősíteni a választást. Természetesen maguknak a számláknak is választhat fizetési módot. Ebben az esetben klasszikus banki átutalást, készpénzt vagy utánvétet kínálnak. A kiterjedt kínálatban azonban továbbra is találhatunk PayPalt, hitelt, különféle fizetési átjárókat és még Bitcoint is.
Természetesen minden világos és gyors, pontosan erre van szükségük a vállalkozóknak. Ugyanakkor nem kell bajlódnunk a dokumentumok mentésével, tárolásával. Minden adat biztonságban marad közvetlenül a webalkalmazáson belül, aminek köszönhetően bármikor és bárhonnan hozzáférhetünk. Mint már jeleztük, a megoldás nem csak a számlákra vonatkozik – sőt, számos más bizonylattal is foglalkozhat. Ezek közül néhányat fentebb már említettünk. Ez különösen számla, fizetési felszólítás, pro forma számla, előlegszámla, beszerzési megrendelés, helyesbítő bizonylat, jövedelemigazolás és adóbizonylat.
Kiemelném továbbá az úgynevezett rendszeres számlák lehetőségét, amelyek előre meghatározott időközönként automatikusan ismétlődnek. Ez egy nagyszerű megoldás a hosszú távú együttműködéshez. Csak egyszer kell kitölteni a szükséges adatokat, beállítani az intervallumot és kész. A rendelkezésre álló dokumentumok tekintetében már csak az árajánlat készítésének lehetősége hiányzik. Nos, legalábbis egyelőre. A fejlesztők szerint ezen az opción már dolgoznak. A fináléban személyre szabhatjuk dokumentumaink dizájnját és megváltoztathatjuk például a motívumot, logót vagy egyéb részleteket.
Csatlakozási és automatizálási lehetőségek
Mint fentebb jeleztük, ez nem ér véget a dokumentumok puszta kiállításával és tárolásával. A Vyfakturuj.cz egy kicsit tovább megy. Ebben a tekintetben nagyon fontos szerepet játszik a bankhoz és másokhoz való kapcsolódás lehetősége, ami az alkalmazást éppen ezért ilyen előnyös helyzetbe hozza. A webalkalmazásban akár 12 bankot is csatlakoztathatunk számlánkhoz - konkrétan egy adott üzleti tevékenységhez szükséges számlát -, ami magával hozza a bejövő fizetések egyeztetésének lehetőségét. Ennek köszönhetően a teljes folyamat gyakorlatilag automatikusan megoldódik.
Amint banki átutalásos fizetési móddal számlát állítunk ki, az alkalmazás magától megtudja, hogy megtörtént-e és mikor. Ez azt jelenti, hogy potenciálisan az utolsó feladat is elesik, amellyel egyébként "időt kell vesztegetnünk". A Vyfakturuj.cz a teljes áttekintésen túl azt is ellenőrzi, hogy a kiállított dokumentumokat megtérítik-e.
A Vyfakturuj.cz-ban található profil a bankszámla mellett egy adott e-shophoz is kapcsolható. Ha lenne egy WooCommerce-re vagy PrestaShop-ra épített e-shopom, akkor elég lenne telepítenem a megfelelő plugint, ami majd gondoskodik a teljes párosításról. Az ilyesmi páratlan automatizálást hoz az üzletbe. A vállalkozóknak már nem kell időt tölteniük a számlák megoldásával, a visszatérítésük figyelemmel kísérésével és hasonlókkal – az alkalmazás mindenről megbízhatóan gondoskodik. Emellett fizetési átjárókhoz (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal stb.) és egyéb szolgáltatásokhoz (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make stb.) is csatlakoztatható.
Adatok exportálása és importálása
Ha az összes dokumentum egy helyen és áttekintéssel rendelkezik, az mindenképpen előny. Másrészt időnként máshol is szükségünk van rájuk, éppen ezért rendkívül fontos, hogy könnyen exportálhassuk. Szerencsére ezt sem felejtették el. A Vyfakturuj.cz részeként egyszerűen exportálhatunk egyedi/összes számlát, valamint áfa- és ellenőrzési jegyzőkönyveket. Érdemes megjegyezni az általában széles körű lehetőségeket is. Exportálhatunk adatokat például hagyományos PDF-be, vagy Pohoda, Money S3 vagy Premier könyvelő programokba CSV, JSON és XML formátumban.
Ugyanez igaz az adatimportálásra is. Ez jól jön olyan helyzetben, amikor például a Vyfakturuj.cz oldalra váltanánk egy másik megoldásról. Végül lehetőség van saját CSV-fájlok importálására és adatok azonnali átvitelére.
Tarifák: Mennyibe kerül a Vyfakturuj.cz?
A Vyfakturuj.cz webalkalmazás többféle tarifával érhető el, amelyek hatókörükben eltérőek. Végső soron minden vállalkozótól és igényeitől függ, hogy mi alapján tudja eldönteni, melyik opció felel meg neki a legjobban. Te is mindent ingyen kipróbálhatsz. A legjobb profilt az első hónapban kínáljuk PRO. A szolgáltatás az ingyenes csomagban is teljesen ingyenesen elérhető FREE. Ennek azonban viszonylag korlátozott lehetőségei vannak, és maximum 5 cég számlázását teszi lehetővé a felhasználó számára. Ugyanakkor hiányzik belőle a rendelések kiadása, az adatok számviteli programokba történő exportálása stb.
Éppen ellenkezőleg, a már említett tarifával a teljes potenciál felszabadul PRO, ami havi 590 CZK-ba kerül. Ebben az esetben akár három gazdálkodó egységgel is rendelkezhet egy fiók alatt. A kevésbé igényes felhasználóknak díjszabást is kínálnak IDEAL. Egyébként ez a legnépszerűbb, és mindent kínál, amit vállalkozóként kérhet ár/teljesítmény arányban. Teljes automatizálást biztosít, és mindössze havi 249 CZK-ba kerül, ami képességeit tekintve remek ár.
Az utolsó lehetőség a program MINI havi 149 CZK-ért. Nagyon röviden elmondható, hogy ezt a tarifát korlátozás nélkül használják a számlázásra. Másrészt az említett automatizálás terén hiányzik, nem tudja párosítani a fizetéseket a fizetési átjárókkal, és nem exportál áfa-bevalláshoz, vizsgálati jelentéshez sem. Itt találja a tarifák összehasonlítását.
Önéletrajz
Ha vállalkozást folytat - akár egyéni vállalkozóként, akár cégen keresztül -, akkor csak ajánlani tudjuk a Vyfakturuj.cz megoldást. Ez egy átfogó eszköz a számlák és egyéb dokumentumok teljes körű kezeléséhez, melynek köszönhetően jelentősen megkönnyítheti munkáját, sőt, automatizálhatja is. Végül természetesen az egyes felhasználók igényeitől és így a választott tarifától is függ. De általánosságban elmondható, hogy mindenképpen megéri.
Ha a különféle bizonylatok kiállítási lehetőségeihez rendszeres számlákat, automatikus emlékeztetőket vagy a fizetések bankszámlával vagy fizetési átjáróval való egyeztetésének lehetőségét adjuk, akkor egy első osztályú megoldást kapunk, amely biztosan nem hagyja hoppon. Az egészet tovább erősíti a kiváló ügyfélszolgálat. Emiatt a Vyfakturuj.cz-t teljes számú ponttal értékeljük.
